Cara Mencapai Pembuat Keputusan Dengan Petisyen Anda

Sahkan anda mensasarkan orang yang betul

Sebelum menghubungi, pastikan anda telah mengenal pasti orang atau badan yang sebenarnya mempunyai kuasa untuk melakukan apa yang anda minta. Menghubungi seseorang yang tidak boleh bertindak atas permintaan anda membuang masa dan mungkin mencadangkan anda tidak memahami bagaimana institusi berkaitan berfungsi.

Tanya diri anda: siapa yang membuat keputusan akhir mengenai isu khusus ini? Dalam beberapa kes, satu badan menasihat dan satu lagi meluluskan. Seorang pegawai majlis mungkin menyediakan cadangan sementara ahli majlis yang dipilih mengundi ke atasnya. Satu jabatan syarikat mungkin mengurus dasar manakala pasukan eksekutif meluluskan perubahan. Jika kedua-duanya terlibat, hubungi kedua-duanya.

Jika anda tidak pasti, periksa laman web rasmi organisasi berkaitan, lihat bagaimana keputusan serupa telah dibuat sebelum ini, atau hubungi talian utama dan tanya siapa yang menguruskan perkara khusus yang anda timbulkan.

Hubungi awal, bukan hanya semasa penyerahan

Anda tidak perlu menunggu sehingga anda mempunyai ribuan tandatangan sebelum memberitahu pembuat keputusan bahawa petisyen anda wujud. Hubungan awal berfungsi untuk dua tujuan: ia memberi isyarat bahawa anda serius, dan ia memberi anda masa untuk mengetahui sama ada terdapat proses penyerahan rasmi yang perlu anda ikut.

Satu mesej pengenalan ringkas ketika kempen anda dilancarkan, atau apabila anda telah mengumpul bilangan tandatangan bermakna pertama anda, adalah sepenuhnya sesuai. Pastikan ia ringkas dan berfakta. Anda belum meminta keputusan. Anda membuat mereka sedar dan menubuhkan saluran komunikasi.

Hubungan awal juga membantu anda mencari alamat yang betul, nama pegawai atau wakil yang berkaitan, dan sama ada terdapat tarikh akhir yang perlu anda ketahui.

Cara menulis mesej yang berkesan

Sama ada anda menghantar nota pengenalan, kemas kini kemajuan, atau surat penyerahan rasmi, strukturnya adalah sama. Jelas, ringkas, dan sopan. Mesej yang bersifat bermusuhan atau menuduh memberikan penerima alasan untuk mengabaikan anda.

Setiap mesej kepada pembuat keputusan harus merangkumi:

• Apa yang anda minta. Nyatakan perubahan khusus yang anda inginkan dengan jelas dan tanpa kekeliruan.
• Mengapa ia penting. Satu atau dua ayat tentang siapa yang terkesan dan apa yang berlaku jika tiada perubahan.
• Tahap sokongan awam. Nyatakan berapa ramai orang telah menandatangani dan sertakan pautan petisyen jadi mereka boleh mengesahkannya.
• Sebarang tarikh akhir yang relevan. Jika keputusan sedang mendekati, katakan demikian. Tarikh akhir memberikan mesej anda alasan untuk dibaca sekarang.
• Satu permintaan jelas untuk maklum balas. Tanya apa yang mereka rancang untuk lakukan dan bila anda boleh menjangkakan maklum balas.

Pilih saluran yang betul

Situasi yang berbeza memerlukan pendekatan yang berbeza.

• Emel Titik permulaan yang tepat untuk kebanyakan kempen. Ia mencipta rekod bertulis, boleh dihantar ke dalam dan memberi masa kepada penerima untuk memberi maklum balas. Alamatkan kepada individu yang dinamakan, bukan kotak masuk generik.
• Surat. Surat bercetak yang dihantar melalui pos sesuai untuk institusi formal seperti parlimen, jabatan kerajaan, atau badan awam yang besar. Surat fizikal kadangkala mendapat perhatian lebih daripada e-mel.
• Panggilan telefon. Berguna untuk meneliti e-mel yang tidak berjawab atau untuk mengetahui siapa orang hubungan yang betul. Mempunyai tujuan yang jelas sebelum anda menelefon dan pastikan ia ringkas.
• Permintaan mesyuarat. Berbaloi untuk dikejar setelah anda memiliki sejumlah besar tandatangan. Hubungan secara bersemuka lebih sukar diabaikan dan memberi anda peluang untuk menyatakan kes anda secara langsung. Bersifat fleksibel tentang penjadualan: jika pembuat keputusan utama tidak tersedia, pertemuan dengan anggota staf kanan masih berbaloi.
• Media sosial. Menandakan pembuat keputusan dalam siaran awam mencipta tekanan yang kelihatan. Lakukan ini dengan berhati-hati dan profesional. Ia berfungsi terbaik apabila anda mempunyai sesuatu yang konkrit untuk dilaporkan, seperti pencapaian penting, dan tidak baik apabila ia kelihatan seperti kempen gangguan yang berterusan.

Simpan rekod semua hubungan: tarikh, nama, apa yang dihantar, dan maklum balas yang anda terima. Rekod ini berguna jika kempen meningkat dan penting apabila anda secara rasmi menyerahkan petisyen.

Tetapkan masa hubungan anda dengan baik

Momen paling berkesan untuk menghubungi pembuat keputusan adalah berkaitan dengan acara dalam kempen anda atau proses pembuatan keputusan mereka.

• Apabila anda mencapai pencapaian tandatangan yang menunjukkan sokongan awam sebenar.
• Apabila mesyuarat jawatankuasa, pengundian majlis, atau kajian semula polisi dijadualkan. Hubungi mereka beberapa hari sebelum, bukan pada hari itu sendiri.
• Apabila sesuatu yang baru berlaku: liputan media mengenai isu anda, acara berkaitan, atau kenyataan dari pihak berkuasa lain yang menyokong kedudukan anda.
• Apabila anda bersedia untuk secara rasmi menyerahkan petisyen. Beri mereka notis awal supaya mereka dapat meluangkan masa untuk menerimanya dengan betul.

Elakkan menghubungi pembuat keputusan terlalu kerap sehingga mesej anda mula terasa seperti tekanan berbanding komunikasi. Satu atau dua mesej yang dipasang pada masa yang tepat membawa lebih banyak berat daripada aliran e-mel mingguan.

Sediakan pakej penyerahan

Apabila anda bersedia untuk secara rasmi menyerahkan petisyen, sediakan pakej yang menyampaikan kempen anda dengan jelas dan profesional. Satu penyerahan yang disediakan dengan baik lebih sukar untuk dikesampingkan daripada pautan ke laman web.

• Surat Iringan: Satu halaman meringkaskan petisyen: masalahnya, permintaan khusus anda, dan bilangan orang yang telah menandatangani. Nyatakan semula sebarang tarikh akhir dan minta dengan jelas untuk maklum balas.
• Senarai tandatangan. Cetak ringkasan tandatangan termasuk nama, lokasi, dan sebarang komen. Jika anda mempunyai ribuan tandatangan, satu sampel wakilan dengan jumlah yang disahkan lebih praktikal daripada setiap nama individu.
• Kisah Peribadi: Beberapa komen khusus atau kenyataan ringkas daripada penandatangan menambah dimensi manusia yang tidak dapat disampaikan oleh statistik semata-mata. Pilih contoh yang menggambarkan impak isu dengan jelas.
• Bukti sokongan. Jika anda mempunyai liputan akhbar yang relevan, data rasmi, atau kenyataan pakar yang menyokong kes anda, sertakannya sebagai lampiran atau rujukan.

Jika pembuat keputusan meminta anda mengemel tandatangan, jelaskan bahawa data peribadi tidak boleh dihantar melalui emel secara pukal. Penyerahan secara peribadi atau secara rasmi bertulis adalah lebih sesuai dan menunjukkan bahawa anda mengendalikan data penyokong dengan bertanggungjawab.

Libatkan media semasa penyerahan

Penyerahan awam mencipta saat akauntabiliti yang kelihatan. Liputan media mengenai penyerahan meletakkan tekanan tambahan kepada pembuat keputusan dan menjana minat baru terhadap petisyen.

Seminggu sebelum tarikh penyerahan anda, hantar siaran akhbar ringkas atau cadangan kepada wartawan tempatan yang meliputi topik anda. Beritahu mereka apa yang anda serahkan, berapa ramai yang telah menandatangani, dan bila serta di mana penyerahan akan berlangsung.

Tanya pembuat keputusan lebih awal sama ada mereka selesa dengan kehadiran media. Ramai pegawai yang dipilih mengalu-alukan peluang tersebut. Walaupun tiada wartawan hadir, ambil gambar dan video penyerahan anda sendiri. Ini boleh dikongsi dalam kemas kini petisyen dan di media sosial.

Untuk panduan penuh tentang memikat wartawan dan menulis siaran akhbar, lihat Cara Mendapat Liputan Media Untuk Petisyen Anda.

Apa yang perlu dilakukan jika anda tidak mendapat maklum balas

Tiada maklum balas adalah perkara biasa dan tidak semestinya bermakna petisyen telah diabaikan. Staf mungkin menguruskan jumlah surat-menyurat yang besar, perkara tersebut mungkin sedang dipertimbangkan secara aktif, atau mesej anda mungkin tidak sampai kepada orang yang betul.

Susuli sekali selepas selang masa yang munasabah, biasanya satu hingga dua minggu. Rujuk kepada mesej asal anda dan tanya dengan sopan sama ada ia diterima dan bila anda dapat menjangkakan balasan.

Jika anda masih tidak mendapatkan balasan, pertimbangkan laluan lain: penyerahan rasmi melalui proses institusi itu sendiri, soalan yang dibangkitkan dalam mesyuarat awam, atau hubungi melalui wakil rakyat yang dipilih. Mendokumenkan kekurangan maklum balas dan berkongsi dalam kemas kini petisyen atau kenyataan akhbar juga boleh menambahkan tekanan, walaupun pendekatan ini memerlukan pengendalian yang cermat.

Selepas penyerahan: susulan dan tutup lingkaran

Penyerahan bukanlah penamat kempen. Maklumkan penyokong anda tentang apa yang berlaku seterusnya.

• Poskan kemas kini sejurus selepas penyerahan. Kongsi bagaimana ia berjalan, apa yang dikatakan, sebarang gambar, dan apakah langkah seterusnya. Penyokong yang telah menandatangani beberapa minggu lalu masih berminat dengan hasilnya.
• Susuli dengan pembuat keputusan. Jika mereka berjanji untuk memberi maklum balas atau mengambil tindakan pada tarikh tertentu, susuli apabila tarikh itu tiba. Satu peringatan yang sopan dan berfakta menunjukkan anda memberi perhatian.
• Isytiharkan hasil kempen. Jika kempen berjaya, nyatakan kepada penyokong anda dengan jelas. Jika tidak berjaya, terangkan apa yang berlaku dan sama ada terdapat langkah seterusnya. Orang yang mengambil bahagian berhak untuk mengetahui apa yang disumbangkan oleh tandatangan mereka.

Kempen yang ditutup dengan baik, menang atau kalah, membina kepercayaan dengan orang yang menyokongnya dan memudahkan untuk memobilisasi mereka semula pada masa hadapan.